bexio ist für viele Schweizer KMU das Zentrum der Administration: Kontakte, Offerten, Rechnungen, Buchhaltung und Lohn laufen hier zusammen. Trotzdem werden Daten oft noch von Hand übertragen, aus dem Kontaktformular der Website, aus dem CRM, aus E-Mails oder aus Excel-Listen. Genau hier setzt Automatisierung an: Über die bexio-Schnittstelle lassen sich diese Abläufe mit Tools wie n8n oder Make verbinden, sodass Daten automatisch dort landen, wo sie hingehören.
In diesem Beitrag stellen wir sieben Workflows vor, die sich in der Praxis bewährt haben und deinem Team jede Woche Stunden sparen können.
Warum sich bexio so gut automatisieren lässt
bexio ist mit über 90’000 Nutzern die verbreitetste Business-Software für Schweizer KMU. Für die Automatisierung entscheidend ist die gut dokumentierte API mit OAuth-2.0-Anmeldung. Darüber lassen sich Kontakte, Offerten, Aufträge, Rechnungen, Projekte, Zeiterfassung und Buchungen lesen und anlegen.
Make bietet eine fertige bexio-Integration. Damit lassen sich viele Abläufe ohne Programmierung umsetzen.
n8n verbindet sich direkt über die bexio-API und eignet sich für komplexere Workflows, eigene Logik und KI-Schritte. Ein grosser Vorteil: n8n lässt sich selbst hosten, zum Beispiel auf einem Server in der Schweiz oder in der EU.
Die 7 Workflows im Überblick
1. Anfrage von der Website direkt als Kontakt in bexio
Füllt jemand das Kontaktformular auf deiner Website aus, legt der Workflow automatisch einen Kontakt in bexio an oder ergänzt einen bestehenden. Gleichzeitig wird die zuständige Person benachrichtigt. Keine Anfrage geht mehr im Posteingang verloren, und die Daten müssen nicht abgetippt werden.
2. Von der Offerte zur Rechnung ohne Doppelerfassung
Sobald eine Offerte angenommen wird, zum Beispiel per Klick des Kunden oder durch eine Statusänderung im CRM, erstellt der Workflow den Auftrag und später die Rechnung in bexio. Positionen, Preise und Kundendaten werden übernommen. Das spart Zeit und verhindert Tippfehler bei Beträgen.
3. Spesenbelege automatisch erfassen
Mitarbeitende laden Quittungen in einen Ordner in Google Drive, OneDrive oder Dropbox oder schicken sie per E-Mail. KI liest Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und Lieferant aus, und der Workflow erfasst den Beleg in bexio. Die Buchhaltung prüft nur noch, statt alles selbst einzugeben.
4. Zahlungserinnerungen, die sich von selbst versenden
Der Workflow prüft offene Rechnungen in bexio und versendet nach festgelegten Fristen Zahlungserinnerungen. Für ausgewählte Kunden kannst du Ausnahmen vorsehen, damit dein Team sie persönlich kontaktiert.
5. bexio und CRM synchron halten
Viele Unternehmen arbeiten im Vertrieb mit HubSpot, Pipedrive oder einem anderen CRM, die Rechnungen laufen aber über bexio. Ein Workflow hält Kontakte und Firmen in beiden Systemen synchron und zeigt im CRM an, welche Rechnungen bezahlt oder offen sind. So hat der Vertrieb immer den aktuellen Stand.
6. Projektzeiten und Abrechnung
Werden Stunden in einem anderen Tool erfasst, etwa in Clockify, Toggl oder direkt in einem Projekttool, überträgt der Workflow die Zeiten in die richtigen bexio-Projekte. Am Monatsende entsteht daraus automatisch ein Rechnungsentwurf.
7. Wöchentlicher Bericht mit KI
Jeden Montag sammelt der Workflow die wichtigsten Kennzahlen aus bexio: Umsatz, offene Posten, neue Kunden und Liquidität. KI fasst sie in einem kurzen Bericht zusammen, der per E-Mail oder in Microsoft Teams an die Geschäftsleitung geht. So sind alle informiert, ohne dass jemand Tabellen zusammenstellen muss.
Datenschutz: Was Schweizer KMU beachten sollten
Bei Automatisierungen fliessen Kunden- und Finanzdaten zwischen Systemen. Das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG), in Kraft seit September 2023, verlangt dabei Transparenz und angemessene Datensicherheit. Drei Punkte sind besonders wichtig:
Hosting: Ein selbst gehostetes n8n auf einem Server in der Schweiz oder in der EU gibt dir die volle Kontrolle darüber, wo deine Daten verarbeitet werden.
Zugriffsrechte: Der Workflow erhält nur die Berechtigungen in bexio, die er wirklich braucht.
KI-Schritte: Prüfe vor der Verarbeitung von Belegen die Datenschutzbedingungen des KI-Anbieters. Übermittle nur die für den jeweiligen Schritt erforderlichen Daten.
Welcher Ablauf eignet sich für den Einstieg?
Beginne mit dem Ablauf, der heute am meisten Handarbeit verursacht. In vielen KMU sind das die Spesenbelege oder die Übertragung von Anfragen und Aufträgen. Ein einzelner Workflow ist oft in wenigen Tagen live und zeigt schnell, wie viel Zeit sich sparen lässt.
Notiere, welche Daten heute von Hand in bexio eingegeben werden.
Schätze, wie viele Stunden pro Woche das kostet.
Wähle den Ablauf mit dem grössten Aufwand als ersten Workflow.
Entscheide, ob Make (schneller Start) oder n8n (mehr Flexibilität und eigenes Hosting) besser passt.
Häufige Fragen
Hat bexio eine offene Schnittstelle?
Ja. bexio bietet eine dokumentierte REST-API mit Anmeldung über OAuth 2.0. Darüber lassen sich unter anderem Kontakte, Offerten, Rechnungen, Projekte und Buchungen lesen und anlegen.
Brauche ich Programmierkenntnisse, um bexio zu automatisieren?
Für einfache Abläufe nicht: Make bietet eine fertige bexio-Integration. Für komplexere Workflows mit eigener Logik, KI-Schritten oder eigenem Hosting ist n8n die bessere Wahl. Hier hilft technische Erfahrung beim Aufbau.
Ist die Automatisierung mit dem nDSG vereinbar?
Automatisierung muss die geltenden Datenschutzanforderungen erfüllen. Dazu gehören eine transparente Datenbearbeitung, angemessene Sicherheit und passende Zugriffsrechte. Beim Self-Hosting kannst du den Standort der n8n-Umgebung selbst bestimmen; externe Dienste müssen gesondert geprüft werden.
Was kostet eine bexio-Automatisierung?
Das hängt von der Anzahl und Komplexität der Workflows ab. Ein einzelner Workflow, etwa für Spesenbelege oder Zahlungserinnerungen, ist ein überschaubares Projekt und rechnet sich oft schon nach wenigen Monaten durch die eingesparte Zeit.
Wir automatisieren bexio für dich
Wir verbinden bexio mit deiner Website, deinem CRM und deinen übrigen Tools, mit n8n, Make und KI. Wir analysieren zuerst deine bestehenden Abläufe und bauen dann die Workflows, die den grössten Unterschied machen.
