Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit mehr als 800’000 Euro Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Wer jetzt nur ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen einrichtet, erfüllt zwar das Gesetz, verschenkt aber den grössten Vorteil: Eine E-Rechnung lässt sich vollständig automatisch verarbeiten.
Hier erfährst du, welche Fristen und Formate zu beachten sind und wie sich Rechnungseingang und Rechnungsausgang automatisieren lassen.
Die E-Rechnungspflicht im Überblick
Die Pflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und wird schrittweise umgesetzt:
Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | Alle Unternehmen in Deutschland |
1. Januar 2027 | E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800’000 Euro Umsatz im Jahr 2026 |
1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle Unternehmen im Anwendungsbereich |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Massgeblich für die Grenze von 800’000 Euro ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, für 2027 also der Umsatz 2026.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell gelesen werden kann. Ein normales PDF zählt nicht dazu. In der Praxis sind zwei Formate entscheidend:
XRechnung: ein reines XML-Format, das ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde.
ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem ein lesbares PDF und eine eingebettete XML-Datei kombiniert werden. Menschen sehen das PDF, die Software liest das XML.
Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend ist: Die Daten liegen strukturiert vor. Genau das macht die Automatisierung möglich.
Warum ein E-Rechnungs-Postfach allein nicht reicht
Viele Unternehmen haben 2025 eine eigene E-Mail-Adresse für E-Rechnungen eingerichtet. Damit ist die Empfangspflicht erfüllt. Doch wenn danach jemand jede Rechnung öffnet, die Beträge prüft, die Daten in die Buchhaltung überträgt und die Freigabe per E-Mail einholt, hat sich am Aufwand kaum etwas geändert.
Der eigentliche Nutzen entsteht erst, wenn die strukturierten Daten direkt weiterverarbeitet werden: ohne Abtippen, ohne Suchen und ohne Rechnungen, die in einem Postfach liegen bleiben.
So sieht ein automatisierter Rechnungseingang aus
Mit einer Automatisierungsplattform wie n8n oder Make lässt sich der Rechnungseingang in wenigen klaren Schritten abbilden:
Empfang: Der Workflow überwacht das E-Rechnungs-Postfach oder ein Lieferantenportal und erkennt neue Rechnungen automatisch.
Auslesen: Die XML-Daten aus XRechnung oder ZUGFeRD werden gelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Positionen.
Prüfen: Der Workflow gleicht die Rechnung mit Bestellungen oder Verträgen ab, erkennt Dubletten und prüft Pflichtangaben.
Übergabe an die Buchhaltung: Die Daten gehen direkt an DATEV, Lexware Office, sevDesk oder dein ERP.
Freigabe: Die zuständige Person erhält eine Nachricht in Slack, Teams oder per E-Mail und gibt die Rechnung mit einem Klick frei.
Archivierung: Die Rechnung wird GoBD-konform abgelegt, mit Verweis auf den Buchungssatz.
Für Rechnungen, die noch als PDF oder Papier eintreffen, kann KI die Daten auslesen und in dieselbe Struktur bringen. So läuft am Ende jede Rechnung durch denselben Prozess, egal in welchem Format sie ankommt.
Rechnungsausgang: E-Rechnungen direkt aus CRM oder Shop erstellen
Wenn dein Unternehmen unter die jeweilige Pflicht fällt, müssen auch die Ausgangsrechnungen im passenden Format erstellt werden. Dabei kann Automatisierung helfen:
Ein gewonnener Auftrag im CRM erzeugt automatisch die Rechnung in deiner Buchhaltungssoftware.
Bestellungen aus dem Onlineshop werden als ZUGFeRD-Rechnung erstellt und versendet.
Wiederkehrende Leistungen wie Abos oder Wartungsverträge werden monatlich automatisch verrechnet.
Offene Posten lösen automatisch Zahlungserinnerungen aus.
So vermeidest du doppelte Dateneingaben und stellst Rechnungen direkt im vorgesehenen Format bereit.
Was das für Schweizer Unternehmen bedeutet
In der Schweiz gibt es keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Wer aber Kunden in Deutschland oder Frankreich beliefert, ist trotzdem betroffen: In Frankreich gilt seit dem 1. September 2026 eine schrittweise Pflicht für strukturierte B2B-Rechnungen, in Deutschland ab 2027. Deine Kunden dort werden PDF-Rechnungen zunehmend nicht mehr akzeptieren. Ein automatisierter Rechnungsausgang im ZUGFeRD-Format löst das Problem, ohne dass dein Team etwas anders machen muss.
Checkliste: So bereitest du dich vor
Prüfe, ob dein Umsatz 2026 über 800’000 Euro liegt und die Pflicht für dich schon 2027 gilt.
Kläre, ob deine Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen und erstellen kann.
Lege fest, wo E-Rechnungen eingehen und wer sie freigibt.
Erfasse, wie viele Rechnungen pro Monat eingehen und wie viel Zeit die Bearbeitung heute kostet.
Automatisiere zuerst den Rechnungseingang, dann den Rechnungsausgang.
Sprich frühzeitig mit deiner Steuerberatung über Archivierung und Buchungslogik.
Häufige Fragen
Muss ich als KMU schon 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Für die Übergangsfrist ist unter anderem dein Gesamtumsatz im Vorjahr massgeblich. Bei mehr als 800’000 Euro Umsatz 2026 kann die Ausstellungspflicht bereits 2027 greifen. Prüfe mit deiner Steuerberatung, welche Ausnahmen und Übergangsregeln für dein Unternehmen gelten.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931.
Brauche ich für die E-Rechnung eine neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware Office oder sevDesk können E-Rechnungen bereits lesen und erstellen. Eine Automatisierung verbindet diese Software mit Postfach, CRM und Freigabeprozess.
Wie lange dauert es, den Rechnungseingang zu automatisieren?
Ein erster Workflow für Empfang, Auslesen und Übergabe an die Buchhaltung ist oft in wenigen Wochen umgesetzt. Die Dauer hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden und wie dein Freigabeprozess aussieht.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist mehr als eine neue Vorschrift. Sie ist die Gelegenheit, den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren. Strukturierte Daten bedeuten: Kein Abtippen mehr, weniger Fehler und schnellere Freigaben.
Wir entwickeln solche Abläufe mit n8n, Make und passenden Schnittstellen zu deinen bestehenden Anwendungen. Mehr dazu findest du unter Geschäftsautomatisierung.
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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für die konkrete Umsetzung in deinem Unternehmen wende dich an deine Steuerberatung.
